E-Rechnung erfolgreich umsetzen - Praxisleitfaden für Selbständige und kleine Unternehmen

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 auch versenden. Dieser Kurs zeigt praxisnah, wie Sie die E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen - abhängig von Ihrer individuellen Ausgangssituation. Sie lernen nicht nur die rechtlichen Grundlagen, sondern entwickeln eine konkrete Strategie für Ihr Unternehmen.

Termin 1: Grundlagen und strategische Entscheidung

Rechtslage und Pflichtangaben

E-Rechnungspflicht: Was gilt ab wann für wen?
Kleinbetragsregelung (250€-Grenze) und Ausnahmen
Pflichtangaben einer E-Rechnung vs. herkömmliche Rechnung
Empfangspflicht seit 2025: Die unterschätzte Herausforderung

Vorteile realistisch bewerten

Echte Vorteile der E-Rechnung (Effizienz, Kosten, Liquidität)
Wann wird die E-Rechnung zur Erleichterung?
Wann bedeutet sie zunächst Mehraufwand? (ggf. zusätzliche Tools und Arbeitszeit für Empfang und Erstellung von E-Rechnung, Archivierung)

Software und Tools nach Bedarf

Variante A: Bestehende Buchhaltung beibehalten (Online-Konverter + DMS)
Variante B: Systemwechsel (All-in-One-Lösungen wie sevDesk, Lexware Office)
Variante C: Neubeginn (Moderne integrierte Systeme)
Live-Demonstration verschiedener Tools

Hausaufgabe: Testaccounts entsprechend der gewählten Variante einrichten.

Termin 2: Praktische Umsetzung

E-Rechnungen erstellen und versenden

Gemeinsame Live-Übung: E-Rechnung erstellen

Variante A: PDF → Online-Konverter → E-Rechnung
Variante B/C: Direkt in der Software

Versandwege: E-Mail, Plattformen, PEPPOL

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

Die unterschätzte Herausforderung: Empfang ist komplexer als Versand
XML-Dateien sichtbar machen (ELSTER-Viewer vs. integrierte Tools)
Integration in bestehende Buchhaltung:

Workflow bei hybriden Setups
Datenextraktion und -übertragung
Automatisierungsmöglichkeiten

Praxisübung: Mit Beispiel-E-Rechnung arbeiten
Fehlerbehebung häufiger Empfangsprobleme

GoBD-konforme Archivierung

Archivierungspflichten: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Setup-spezifische Archivierung:

All-in-One: Automatische Archivierung
Hybrid: DMS-Integration und Verfahrensdokumentation

Empfehlung einfacher DMS-Lösungen (ecoDMS, bitfarm-Archiv)
Praxisübung: Entwicklung eines gemeinsamen Archivierungs-Workflows

Voraussetzungen

Grundkenntnisse Computer/Internet und über die eigenen bestehende Rechnungserstellung
Stabile Internetverbindung
Computer/Notebook, an dem sich ggf. Programme installieren lassen (für Software-Tests)
Idealerweise zweiter Bildschirm oder Tablet
Mikrofon und Kamera für Interaktion